很多人用 AI，仍然停留在「有需要先打開 Gemini 問一次」的階段。但 Gemini 的 排程動作（Scheduled Actions），開始把 AI 變成一個更主動的日常工作助手：你可以預先設定時間和頻率，讓 Gemini 定期幫你整理資訊、產出摘要、提醒任務，甚至生成每週靈感內容。

換句話說，它不是單純提醒你「記得做事」，而是讓 AI 在指定時間先把你要看的資訊準備好。對老師、行政同事、內容創作者、學生和管理者來說，這是一個很適合由低風險任務開始試用的 AI 自動化入口。

文章重點摘要

• Gemini 排程動作可以把指定 prompt 變成一次性或重複執行的任務，例如每日摘要、每週內容靈感、每月工具整理。

• 設定時要寫清楚「任務內容、執行時間、重複頻率、輸出格式」，Gemini 才能穩定交付你想要的結果。

• 它適合處理重複性高、規則清晰、風險較低的資訊整理任務，不適合直接交給 AI 做高風險決策。

• 如果排程需要讀取 Gmail、Calendar、Drive 等資料，要先確認相關 Google Workspace App 已連接。

• DotAI 建議先由每日行程、每週選題、每月工具更新這類工作開始，把 AI 放入固定工作節奏。

前往相關頁面：
https://gemini.google.com/app
https://support.google.com/gemini/

Gemini「排程動作」是甚麼？

簡單來說，排程動作就是：你先告訴 Gemini 要做甚麼、幾時做、多久做一次，之後 Gemini 會按時間自動執行。它可以用在每日行程整理、每週電郵摘要、每月 AI 工具更新、定期學習任務，或每週內容創作靈感。

這個功能最值得留意的地方，是它把 AI 從「即問即答」推向「固定節奏的工作流」。你不需要每天重新輸入同一條 prompt，只要把規則設好，之後就可以定期收到整理好的內容。

如何設定 Gemini 排程動作？

設定方法不複雜。打開 Gemini 後，在輸入框寫清楚「任務內容＋時間＋頻率＋輸出格式」，Gemini 會回覆一個排程摘要。你亦可以把正在使用的 prompt 變成 recurring action，之後再到設定頁面管理。

你可以這樣寫：

請你每天早上 8:00，幫我整理今日行事曆重點、重要待辦事項，以及需要提前準備的會議內容。輸出格式請分成：今日重點、緊急事項、建議行動。

或者：

請你每週五下午 5:30，幫我整理本週 AI 教育工具更新，並用 5 點列出對老師最實用的應用方式。

建立完成後，你可以在 Gemini 的「排程動作」頁面查看、暫停、恢復、編輯或刪除。若發現輸出不夠貼地，最重要不是重開一個新排程，而是回到原本的設定中微調 prompt。

不同角色可以怎樣用 Gemini 排程動作？

1｜老師：每週自動生成備課靈感

老師可以設定 Gemini 每週固定整理一個教學主題，例如 AI 工具、課堂活動、時事案例或測驗題目。這類任務有清晰週期，又不涉及即時高風險決策，很適合用作第一個排程動作。

Prompt 範例：

請你每週一早上 8:00，幫我整理 3 個適合中學生的 AI 教學活動，包含活動目標、課堂流程和學生任務。

適合用於：

• 每週課堂活動靈感

• 每日小測題

• 每月 AI 教學工具整理

• 定期生成延伸閱讀材料

2｜行政／辦公室人員：每天整理待辦與行程

如果你的工作每天都要處理大量雜項，例如會議、文件、跟進事項，排程動作可以變成一個「每日開工摘要」。重點是先讓 Gemini 幫你分類和排序，而不是直接替你做決策。

Prompt 範例：

請你每個工作天早上 9:00，幫我整理今日需要處理的工作優先次序，並分成：緊急、重要、可延後三類。

如果任務涉及 Gmail、Calendar 或其他 Google Workspace 內容，需要先連接相關 App。否則，Gemini 只能根據你在 prompt 中提供的資料進行整理。

3｜內容創作者：每週固定生成選題方向

內容創作者最常遇到的問題，是每天都要想題目。排程動作可以幫你定期整理趨勢、生成選題和內容角度，令內容規劃變成固定節奏，而不是臨時抱佛腳。

Prompt 範例：

請你每週一上午 10:00，幫我整理 10 個 AI 工具教學選題，並按「新手教學、職場應用、教育應用、內容創作」分類。

適合用於：

• 每週社群內容選題

• 每月工具更新懶人包

• 定期整理熱門 AI 新聞

• 生成短片腳本方向

4｜學生：每日自動生成學習任務

學生可以把 Gemini 當成一個固定出題和複習的學習助手。相比一次性問答，排程動作更適合用在每日練習、每週總結和考試倒數複習，幫你把學習變成可持續的小任務。

Prompt 範例：

請你每天晚上 8:00，根據英文文法主題，出 5 條練習題，並在我回答後解釋答案。

適合用於：

• 每日單字練習

• 小測題目

• 考試倒數複習

• 每週學習總結

5｜管理者：定期整理團隊觀察與趨勢

對團隊主管來說，排程動作可以固定收集外部資訊，例如市場動態、競品更新、行業新聞，再轉化成團隊會議前的簡報素材。這類用法的價值，不是讓 Gemini 做最後判斷，而是先把資訊收齊、分類和摘要。

Prompt 範例：

請你每週五下午 4:00，整理本週 AI 行業重要更新，並列出對教育、行銷和企業培訓可能帶來的影響。

使用 Gemini 排程動作要注意甚麼？

Gemini 排程動作雖然方便，但不是所有任務都適合自動化。排程內容通常會在預定交付時間前準備，因此快速變動的資料，例如股價、即時市場消息或臨時政策更新，未必等於收到當刻的最新資訊。

另外，目前使用時有幾個限制需要留意：

• 需要使用個人 Google 帳戶並具備相關 Google AI 訂閱，或使用合資格 Google Workspace 工作／學校帳戶。

• Gemini Apps Activity 的 Keep Activity 需要開啟，否則可能無法使用此功能。

• 同一時間可啟用的 scheduled actions 數量有限，適合先挑最常用的任務開始。

• 如果排程需要讀取 Gmail、Drive、Calendar 等資料，相關 App 必須先完成連接。

• 涉及敏感資料、重要決策或高風險行動時，仍然要保留人工覆核。

DotAI 獨家點評：不要只把它當提醒功能

從 DotAI 角度看，Gemini 排程動作最值得留意的地方，不是「AI 可以幫你提醒事情」，而是它開始把 AI 從被動回答，推向主動工作流程。

幾個重點值得記住：

• 適合重複性高、規則清晰的任務：例如每日摘要、每週選題、每月工具整理、定期學習任務。

• 不要只用它做提醒：傳統行事曆已經可以提醒你開會；Gemini 更適合在提醒之前，先幫你整理內容和準備資料。

• Prompt 要寫清楚輸出格式：例如要求每次都用「摘要、重點、建議行動」三段輸出，會比單純寫「幫我整理」更穩定。

• 適合建立個人工作節奏：老師可以每週備課，創作者可以每週選題，學生可以每日複習，主管可以每週看趨勢。

• 仍然需要人做最後判斷：排程動作可以幫你整理資訊，但如果涉及即時市場、重要決策或敏感資料，仍然要再查核來源與時間。

總結：把 Gemini 放入固定工作節奏

如果你想開始用 Gemini 排程動作，可以先記住以下流程：

• 先選一個重複性任務：例如每日行程、每週選題、每月工具整理。

• 寫清楚時間與頻率：例如每天 8:00、每週五 18:00、每月 1 號。

• 指定輸出格式：摘要、重點、行動建議，最好一開始就寫明。

• 從低風險任務開始：先用在學習、整理、靈感、摘要，不要一開始就用在高風險決策。

• 定期檢查和微調：如果輸出不夠貼地，就回到排程設定中修改 prompt。

Gemini 排程動作的真正價值，不是幫你「記得做事」，而是幫你把部分固定資訊整理、學習任務和內容規劃，變成一個可持續運作的 AI 工作節奏。