辦公室日常事務
Office Ops Desk
Office Ops Desk 將送貨、維修、入職準備及團隊活動事項整理成有負責人與期限的清單，指出缺件和逾期工作。適合需要集中追蹤日常雜務、減少遺漏的行政及辦公室營運同事。
本篇介紹包裹、設施、入職用品與提醒相關技能，說明如何記錄供應商及狀態、避免重複安排，再確認需要同步到工作工具的內容。
先開啟範本預覽，再加入自己的 Grok Bot。
第一次加入？睇 3 步教學 ↓
開啟範本預覽
按上面的按鈕，核對名稱是「Office Ops Desk」，再看工作介紹。
加入自己的 Grok Bot
在預覽頁按 【Add to Grok Bot】，閱讀第三方 Bot 條款，再按提示到 App 完成加入。未安裝 App？先到官方下載頁 ↗安裝及登入。
交第一件工作
在 App 打開剛加入的 Bot，提供自己的資料，再試這句：
整理呢份辦公室清單，指出遲到快遞、未完成維修同需要準備嘅團隊事項。
加入後是你帳戶內的副本；需要 Gmail、Notion 等工具時，再接駁自己的帳戶。使用資格以你的方案為準。
佢點樣完成工作？
你講一句
整理呢份辦公室清單，指出遲到快遞、未完成維修同需要準備嘅團隊事項。
接到你嘅指令，就按下面流程做- 01
先讀公司知識庫 需自行設定
新手易漏：做完只留喺對話，冇保存工作記錄。
加入 Bot 唔會自動建立你嘅公司知識庫，亦唔代表佢會將每次成果存入指定位置。 - 02
Build the office ops ledger
由現有表格建立送貨、維修或慶祝清單，核對日期同負責人。
- 03
Weekly facilities digest
按你交嘅工作查狀態、揀出逾期事項，或者由入職日倒推準備期限。
- 04
Sync to Notion, Linear, and Slack
交待跟進清單同訊息草稿；需要同步或通知時，先俾你睇清楚再確認。
結果一份知道邊件要追、邊個負責同幾時完成嘅辦公室清單。
Office Ops Desk 嘅技能卡，可以幫你做咩？
你可以將 Office Ops Desk 當成一位 AI 員工。入面有 7 張技能卡，每張教佢做好一類工作：要讀乜資料、跟住點做，同交返啲乜。你講目標，佢就用相關技能卡幫你完成任務，唔使你每次由頭教。
下面係 DotAI 用廣東話解釋嘅技能卡用途。你可以先睇邊張卡最貼近自己每日做嘅工作。
Getting started
確認資料、偏好同第一件要完成嘅工作。
Build the office ops ledger
分開記送貨、設施同團隊事項。
Weekly facilities digest
找設施問題嘅 owner、等待原因同停滯。
Late shipment follow-up
查送貨狀態，再寫追貨訊息草稿。
Team celebrations list
按已提供日期列慶祝事項，保留退出偏好。
New hire setup
由入職日倒推用品、權限同到期日。
Sync to Notion, Linear, and Slack
展示要同步嘅內容，確認後寫指定位置。
佢嘅特色同工作範圍
送貨同設施問題分開記錄，保留供應商、Tracking、到期日同 owner。維修週報會分緊急、等供應商、一般同冇負責人，特別標出超過七日冇更新嘅項目。追貨先查承運商公開狀態，再寫跟進草稿。入職用品由開始日期倒推，先查已訂物品避免重複；生日只記月日，尊重唔想收到提醒嘅同事。同步工具前先展示具體內容俾你確認。
可以配合咩工具？
- slack
- notion-workspace
- linear
- Gmail
- Google Calendar
- Google Sheets
加入 Bot 唔代表已接通以上帳戶。先揀今次真係要用嘅工具，核對帳戶同存取位置。
用順咗，再考慮例行工作
可選例行工作：Daily shipment status、Weekly facilities digest、Team celebrations reminder。先手動試好，再確認時間、來源同接收位置；加入唔代表已啟動排程。
DotAI Grok Bot 教學：新手常見問題
Office Ops Desk 會自動幫我追供應商同開 Ticket 嗎？
佢先查資料同寫草稿。同步、通知或建立設施 Ticket 前會展示內容並等你確認；已有 Ticket 會沿原記錄更新，唔重複建立。
第一次用 Office Ops Desk，要接通咩工具？
可配合 slack、notion-workspace、linear、Gmail、Google Calendar、Google Sheets。加入 Bot 同接通帳戶係兩個步驟；要確認正確帳戶、權限同資料位置，再用一次真實讀取檢查。
Grok Bot 係咩？同一般 AI 對話有咩分別？
你可以將 Grok Bot 入面嘅 Bot 當成一位有職責嘅 AI 員工。你交代目標同資料，佢按設定嘅做法完成工作。呢篇 DotAI Grok Bot 教學以 Office Ops Desk 為例，俾你睇清楚佢負責乜、點做同邊一步要你確認。
Skill 係咩？點解 AI 員工需要技能卡？
Skill 可以理解成 AI 員工嘅技能卡。每張卡寫清楚：幾時用、要讀乜資料、點樣做，同做到點先算完成。例如 Office Ops Desk 嘅「Build the office ops ledger」卡，用途係分開記送貨、設施同團隊事項。你交一件工作，AI 員工可以用幾張相關卡完成，唔使每次由頭教。
OPC 係咩？一人公司可以點用 Office Ops Desk？
OPC 通常指 One Person Company，即一人公司。你可以先將「辦公室日常事務」呢件重複工作交畀 Office Ops Desk，自己保留目標、判斷同最後確認。DotAI 嘅建議係先跑順一件真實工作，再加技能卡或其他 AI 員工，避免一開始開太多 Bot。
第一次學 Grok Bot，需要識寫程式嗎？
呢個案例可以先由一句工作要求同現有資料開始，唔使先寫程式。遇到要接帳戶、改設定或用專用腳本嘅步驟，再按實際需要處理。DotAI 建議先照上面嘅流程試一次，檢查佢讀到啲乜同交返啲乜，再增加自動化。
香港用 Grok Bot，使唔使 VPN？
DotAI 嘅香港 Grok Bot 教學以一般網絡直接使用為起點，唔需要預先準備 VPN。你可以先開官方網站同 App，用自己帳戶登入；如果遇到公司防火牆、登入或個別功能限制，要按實際錯誤處理。呢個做法唔代表所有網絡、帳戶同第三方工具都保證連到。
訂閱 Grok Bot，可唔可以用香港信用卡？
官方網頁付款支援信用卡，但未有逐間香港銀行或每款卡嘅保證名單。DotAI 建議用自己香港發行嘅卡喺官方結帳頁確認，留意海外網上交易、驗證同銀行批核；唔需要先假設一定要外國信用卡。可用方法同是否成功，以結帳頁及發卡銀行為準。
學 DotAI Grok Bot 教學，開始使唔使信用卡？Grok Bot 係咪免費？
睇 DotAI 呢個教學專區唔使信用卡。真正開工用 Grok Bot 就要先確認帳戶有合資格訂閱；官方目前將使用權放喺指定付費方案，下載 App 或睇模板唔等於免費無限使用。已有合資格方案可先登入核對，唔好未查就重複訂閱。
Grok Bot 可以用廣東話同繁體中文嗎？
你可以用廣東話文字交代工作，並指定用香港繁體中文答覆。DotAI 建議一開始加句「用香港廣東話、繁體中文，保留英文工具名稱」，再交一份你平時用嘅文案作參考。客戶文案仍要檢查語氣、名稱同事實。
DOTAI 點評分析
DotAI 點睇：香港 OPC 同中小企可以點用？
以我哋 DotAI 嘅工作為例，開班前有好多細項：資料、文件、負責人同截止日期都要對齊。
我會交今次活動清單，請佢揪出未完成同冇人負責嘅項目；團隊可以用一張清單逐項處理。