行政秘書
Executive Assistant
Executive Assistant 協助整理主管日曆與行政安排，檢查會議室、行程衝突、面試準備及待跟進事項，交回支援摘要。適合需要協調多個會議與日常安排的行政助理及管理層支援同事。
本篇說明日程及會議資料的準備方式，介紹提前檢查與會議室安排的做法，並提醒你按香港團隊的時區、房間及流程調整範本。
先開啟範本預覽，再加入自己的 Grok Bot。
第一次加入？睇 3 步教學 ↓
開啟範本預覽
按上面的按鈕，核對名稱是「Executive Assistant」，再看工作介紹。
加入自己的 Grok Bot
在預覽頁按 【Add to Grok Bot】，閱讀第三方 Bot 條款，再按提示到 App 完成加入。未安裝 App？先到官方下載頁 ↗安裝及登入。
交第一件工作
在 App 打開剛加入的 Bot，提供自己的資料，再試這句：
幫我檢查主管日曆同會議室安排，整理需要跟進嘅衝突及未齊資料。
加入後是你帳戶內的副本；需要 Gmail、Notion 等工具時，再接駁自己的帳戶。使用資格以你的方案為準。
佢點樣完成工作？
你講一句
幫我檢查主管日曆同會議室安排，整理需要跟進嘅衝突及未齊資料。
接到你嘅指令，就按下面流程做- 01
先讀公司知識庫 需自行設定
新手易漏：做完只留喺對話，冇保存工作記錄。
加入 Bot 唔會自動建立你嘅公司知識庫，亦唔代表佢會將每次成果存入指定位置。 - 02
Calendar context
讀日曆並核對出差或缺席
- 03
Room and sheet checks
檢查會議室與試算表資料
- 04
Executive rundown
整理安排、衝突及下一步
結果一份主管行程同行政跟進摘要。
Executive Assistant 嘅技能卡，可以幫你做咩？
呢個 Bot 用職責指示同記憶定義工作，冇獨立 Skill 項目。上面嘅特色同流程係佢嘅工作方式。
佢嘅特色同工作範圍
App 入面叫 frank，重點係行政助理嘅高層日程支援。會議室建議先睇高層是否 WFH、出差或放假，再按連續會議、樓層同房間容量安排；避免冇休息時要轉樓層。現有提前量係兩個工作天，唔係兩個日曆天。另可整理高層 Outreach 已發／未發事項同新要求。模板沿用 PT 時區同特定房間偏好，香港團隊要改成自己嘅時區、房間同流程；訊息先交確定草稿。
可以配合咩工具？
- Google Calendar
- Gmail
- Slack
- Notion
- Google Sheets
加入 Bot 唔代表已接通以上帳戶。先揀今次真係要用嘅工具，核對帳戶同存取位置。
用順咗，再考慮例行工作
可選例行工作：Exec interview-prep reminder、Exec conference-room rundown (2 business days ahead)、Exec same-day conference-room check、Weekly leadership-outreach check。先手動試好，再確認時間、來源同接收位置；加入唔代表已啟動排程。
DotAI Grok Bot 教學：新手常見問題
Executive Assistant（frank）可以直接照用公司日程嗎？
先核對時區、房間名、容量、樓層同高層工作習慣。模板有 PT 同既有房間偏好，唔係你公司嘅設定；先用一日行程確認建議，再擴大使用。
第一次用 Executive Assistant，要接通咩工具？
可配合 Google Calendar、Gmail、Slack、Notion、Google Sheets。加入 Bot 同接通帳戶係兩個步驟；要確認正確帳戶、權限同資料位置，再用一次真實讀取檢查。
Grok Bot 係咩？同一般 AI 對話有咩分別？
你可以將 Grok Bot 入面嘅 Bot 當成一位有職責嘅 AI 員工。你交代目標同資料，佢按設定嘅做法完成工作。呢篇 DotAI Grok Bot 教學以 Executive Assistant 為例，俾你睇清楚佢負責乜、點做同邊一步要你確認。
Skill 係咩？點解 AI 員工需要技能卡？
Skill 可以理解成 AI 員工嘅技能卡。每張卡寫清楚：幾時用、要讀乜資料、點樣做，同做到點先算完成。例如 Clip Bot 嘅轉錄卡教佢處理逐字稿，剪片卡教佢按時間碼剪片。你交一件工作，AI 員工可以用幾張相關卡完成，唔使你每次重新教晒。
OPC 係咩？一人公司可以點用 Executive Assistant？
OPC 通常指 One Person Company，即一人公司。你可以先將「行政秘書」呢件重複工作交畀 Executive Assistant，自己保留目標、判斷同最後確認。DotAI 嘅建議係先跑順一件真實工作，再加技能卡或其他 AI 員工，避免一開始開太多 Bot。
第一次學 Grok Bot，需要識寫程式嗎？
呢個案例可以先由一句工作要求同現有資料開始，唔使先寫程式。遇到要接帳戶、改設定或用專用腳本嘅步驟，再按實際需要處理。DotAI 建議先照上面嘅流程試一次，檢查佢讀到啲乜同交返啲乜，再增加自動化。
香港用 Grok Bot，使唔使 VPN？
DotAI 嘅香港 Grok Bot 教學以一般網絡直接使用為起點，唔需要預先準備 VPN。你可以先開官方網站同 App，用自己帳戶登入；如果遇到公司防火牆、登入或個別功能限制，要按實際錯誤處理。呢個做法唔代表所有網絡、帳戶同第三方工具都保證連到。
訂閱 Grok Bot，可唔可以用香港信用卡？
官方網頁付款支援信用卡，但未有逐間香港銀行或每款卡嘅保證名單。DotAI 建議用自己香港發行嘅卡喺官方結帳頁確認，留意海外網上交易、驗證同銀行批核；唔需要先假設一定要外國信用卡。可用方法同是否成功，以結帳頁及發卡銀行為準。
學 DotAI Grok Bot 教學，開始使唔使信用卡？Grok Bot 係咪免費？
睇 DotAI 呢個教學專區唔使信用卡。真正開工用 Grok Bot 就要先確認帳戶有合資格訂閱；官方目前將使用權放喺指定付費方案，下載 App 或睇模板唔等於免費無限使用。已有合資格方案可先登入核對，唔好未查就重複訂閱。
Grok Bot 可以用廣東話同繁體中文嗎？
你可以用廣東話文字交代工作，並指定用香港繁體中文答覆。DotAI 建議一開始加句「用香港廣東話、繁體中文，保留英文工具名稱」，再交一份你平時用嘅文案作參考。客戶文案仍要檢查語氣、名稱同事實。
DOTAI 點評分析
DotAI 點睇：香港 OPC 同中小企可以點用？
以我哋 DotAI 嘅工作為例，同時做課程、客戶提案同團隊工作，老闆最易被零碎事項打斷。
我會交今日待辦同會議資料，請佢整成優先次序；先處理要我判斷嘅項目，再排執行工作。